Inschrijven voor Keuzedelen

Gisteren werd me de vraag gesteld of ik een planningsmodule kende waarmee studenten zich kunnen inschrijven voor de keuzedelen en waar er een maximum op het aantal beschikbare plaatsen in een bepaald keuzedeel kan worden ingesteld. Nu zou je dat het liefste natuurlijk willen regelen in de elektronische leeromgeving of het roosterpakket, maar deze voorzien hier vooralsnog niet in. Dus rest niets anders om voor de korte termijn te zoeken naar een alternatief. Nu weet ik dat je met Google Forms dit kan regelen. En ik wist dat je een plug-in nodig hebt om de beperking op het aantal inschrijvingen te kunnen maken. Maar ja, hoe heet die plug-in? En hoe werkt die?

Dan heb je twee opties: of je Googled en gaat zelf op zoek of je stuurt een mailtje naar Willem Karssenberg, de Google-goeroe. Ik heb voor die laatste optie gekozen. Na gisteravond wat op en neer gemaild te hebben, kreeg ik vandaag (!) bericht dat hij een screencast en een bericht op zijn eigen blog had gemaakt waarin hij dit mij (en ook voor anderen) heeft uitgelegd. Ik wil jullie deze screencast en het blogbericht niet onthouden. Hieronder staat de screencast en de integrale tekst van het blogbericht van Willem Karssenberg.

Uiteraard kun je dit formulier ook gebruiken voor andere doelen, bijvoorbeeld voor het inschrijven op evenementen of beschikbare stageplaatsen.

Willem, nogmaals hartelijk dank voor je hulp!

Stappenplan:

  • Ik ben begonnen met het aanmaken van een nieuwe map in Google Drive.
  • Vervolgens heb ik een nieuw formulier aangemaakt.
  • Bij Instellingen heb ik een vinkje gezet bij E-mailadressen verzamelen en bij Antwoordbevestiging, Altijd.
  • Daarmee is de eerste vraag al standaard gevuld, namelijk e-mailadres.
  • Maak dan de velden Naam en uiteraard Keuzedelen aan.
  • Natuurlijk kun je meer velden toevoegen, zoals voornaam, klas, opleiding en ga maar door. In dit voorbeeld werk ik alleen het concept uit.
  • Kies bij Keuzedelen voor Meerkeuze en vul een aantal opties in.
  • Klik daarna middenboven op REACTIES zodat het icoon van Google Sheets in beeld komt.
  • Klik op dat icoon en er wordt een nieuwe sheet aangemaakt, in dezelfde map.
  • De sheet opent automatisch en kan wat aangepast worden.
  • Zo hernoem ik het eerste blad Formulierreacties 1 altijd gewoon naar Reacties
  • Daarna maak ik een tweede blad aan met de kolommen:
    Keuzedelen Capaciteit Aanbod Plek
  • De eerste kolom kan nu gevuld worden met een aantal opties.
  • Ga terug naar het formulier, klik op het oogje rechtsboven (oogje) en vul het formulier een keer in.
  • Ga weer naar de sheet en je ziet dat regel 2 op het blad Reacties gevuld is.
  • Ga naar Blad2 en vul in de cellen onder Capaciteit getallen in naast de gevulde opties.
  • Ga nu naar de cel C2 (onder Aanbod) en vul daar de volgende formule in:
    =ALS(AANTAL.ALS(Reacties!D:D;A2)<B2; A2; “”)
  • Klik op enter en sleep dan de formule naar beneden naast de gevulde opties
  • Ga naar cel D2 (onder Plek) en vul daar de volgende formule in:
  • =B2(AANTAL.ALS(Reacties!D:D;“*”&A2&“*”))
  • Klik op enter en sleep dan ook deze formule naar beneden
  • Als het goed is staan in kolom A en kolom C nu horizontaal dezelfde opties
  • Als het goed is, is het getal in D2 één lager dan in B2
  • Gefeliciteerd, neem even tijd voor een kopje koffie!
  • Ga terug naar het formulier
  • Als je deze nog niet hebt, installeer dan de add-on formRanger via de 3 stippen rechtsboven
  • Als formRanger geïnstalleerd is klik je op de Add-ons icoon (het puzzelstukje)
  • Kies formRanger en klik op Start (bij 1e installatie toestemming geven)
  • Zorg dat de vraag Keuzedelen actief is door in die vraag te klikken
  • Zet een vinkje bij Populate from range en klik op de +
  • Kies voor de sheet met de naam Keuzedelen en klik op Select
  • Kies bij Sheet name voor Blad2 en bij Column header voor Aanbod
    In de Preview zie je de opties uit die kolom nu al verschijnen
  • Klik op Next en vul bij Range name een naam in, bijv. aanbod keuzedelen
  • Klik op Save and populate question
    De vraag Keuzedelen wordt nu automatisch gevuld met de opties uit de sheet
  • Zet als laatste onder Auto-repopulate questions rechtsonder  bij On form submit de knop op ON
  • Wanneer je in de sheet een optie toevoegt of weghaalt, klik dan op Update question list!
Je bent klaar en alles zou nu moeten werken. Kijk anders nog eens heel goed naar de screencast.
Bedenk dat wanneer je meer vragen aan je formulier toevoegt de cellen in de twee formules naar andere kolommen kunnen verwijzen, dus in plaats van Reacties!D:D nu naar Reacties!F:F of zo. Dit afhankelijk van in welke kolom de antwoorden terechtkomen.
Zie je er tegenop of is dit alles abacadabra voor je? Haal er dan iemand bij met iets meer ervaring in het werken met Google Forms en Sheets, maar echt, het lijkt moeilijker dan het is!!!!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.